О работодателе
Прямой работодатель
Вакансия компании ООО "ГОРМАШ ГЛОБАЛ"
Наша основная деятельность - это поставка бурового и вспомогательного оборудования для подземных горных работ южноамериканского и европейского производства на территории России и стран СНГ, сервисное обслуживание шахтной техники, поставка запчастей и комплектующих, а также средств инициирования промышленного назначения для открытых и подземных горных работ.
Обязанности
1. Обработка входящей документации и корреспонденции:
- Прием всей входящей почтовой и электронной корреспонденции (письма, уведомления, официальные запросы).
- Регистрация входящих документов в электронной системе с присвоением входящего номера и даты.
- Визуальная проверка документов на наличие всех необходимых реквизитов и подписей.
- Своевременная передача входящих документов руководителю или ответственным сотрудникам отдела для рассмотрения и исполнения.
2. Работа с исходящей документацией:
- Прием от Работников отдела подготовленных проектов писем, служебных записок и других исходящих документов.
- Проверка правильности оформления исходящих документов согласно установленным в организации правилам делопроизводства.
- Регистрация исходящих документов в электронной системе с присвоением исходящего номера и даты.
- Подготовка документов к отправке: составление реестра исходящих документов, распечатка, копирование, формирование пакетов.
- Отправка кадровой корреспонденции через почтовые службы, курьеров или электронные каналы связи.
3. Работа с внутренними документами и их хранение:
- Регистрация внутренних документов отдела (служебные записки, поручения).
- Систематизация и подшивка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел отдела.
- Обеспечение краткосрочного хранения текущих документов и их подготовка для последующей передачи в архив.
- Получение документов из обособленных подразделений, фиксация наличия и подготовка на подпись Руководителю организации.
- Разбор документов после подписания Руководителем (сканирование, составление пакетов на передачу Работникам их экземпляров, пополнение Личных дел Работников в бумажном и электронном виде).
- Работа с архивом (своевременное оформление Личных дел уволенных Работников, подготовка для сдачи в архив бумажного дела, формирование личного дела уволенных Работников в электронном виде).
- Формирование архива по истечении года по кадровым мероприятиям (приказы, служебные записки, уведомления и т.п.).
4. Работа со средствами связи:
- Прием входящих телефонных звонков, их фильтрация и перенаправление соответствующим специалистам отдела.
- Предоставление общей справочной информации по телефону в рамках своей компетенции (например, режим работы, контакты).
- Фиксация полученных по телефону сообщений и их оперативная передача адресатам.
