Менеджер/руководитель АХО

Провела оперативный учет исполнения бюджета по статьям: материальные затраты (в том числе затраты на ГСМ), аренда офисных помещений, предоставлению автотранспортных услуг, оборудования, услуги по техническому обслуживанию и текущему ремонту автотранспорта, расходы на представительские нужды. Формировала отчет по расходованию денежных средств. 2. Вела договорную работу по предоставлению автотранспортных услуг, по аренде и субаренде недвижимого и движимого имущества, а также переговоры по данному направлению, расчеты и заключение новых договоров совместно с отделом закупки. 3. Осуществила укомплектование подразделений Общества мебелью, хозяйственным инвентарем, а также АйТи оборудованием в рамках инвестиционной программы Общества. Организовала и провела контроль сборки приобретенного имущества, ремонта и размещения в помещениях Общества. 4. Организовала и провела ежегодную инвентаризацию арендуемой Обществом мебели, в том числе: инвентарный учет имущества, составление описей имущества, контроль движения имущества в Обществе, ведение реестров имущества. 5. Оформляла необходимые документы для заключения договоров в рамках компетенции ЦФО. Вела учет расходования средств, выделяемых для хозяйственных целей. Составила и вела реестр договоров с контрагентами на закупку товаров, оказание услуг и т.д., курируемых ОХО, отслеживала сроки их заключения или продления. 6. Участвовала в подготовке, оформлении и размещении заказов на приобретение товаров и услуг на конкурентной основе, также в выборе поставщика услуг и товаров, подготовке проектов договоров на поставку товаров и оказание услуг с компанией-победителем. 7. Участвовала в составлении ЛНА по учету микротравм. 8. Актуализировала и реализовала Программы вводного инструктажа и ежегодного инструктажа по гражданской обороне и ЧС с работниками. Разработала документы (приказы, распоряжения, инструкции и тд) по вопросам ГО и ЧС Общества. Выполняла мероприятия согласно входящим письмам ПАО «Газпром» по ГО и ЧС. 9. Актуализировала и реализовала Программы вводного инструктажа и ежегодного инструктажа по требования пожарной безопасности для объектов защиты или видов деятельности с работниками. Разработала документы (приказы, распоряжения, инструкции и тд) по вопросам ППБ Общества. Выполняла мероприятия согласно входящим письмам ПАО «Газпром» по ППБ. 10. Выполнила KPI на 100%.

Составляла сметы (бюджета – БДР, УБДР, БДДС) хозяйственных расходов Общества, составляла и направляла сметы по статье «Прочая аренда». Также осуществляла полный контроль вопросов аренды и субаренды, взаимодействовала с арендодателем и субарендаторами. 2. Осуществляла оперативный учет исполнения бюджета по статьям: материальные затраты (в том числе затраты на ГСМ), аренда офисных помещений, автомобилей, оборудования, страхование, услуги по техническому обслуживанию и текущему ремонту автотранспорта, расходы на представительские нужды. Формировала отчет по расходованию денежных средств. 3. Являлась ответственным за техническое обслуживание и эксплуатацию автотранспорта Общества, в том числе: - организовывала техническое обслуживание автотранспорта в соответствии с графиком ТО, подавала заявки в сервисный центр о прохождении ТО, осуществляла полное взаимодействие по всем вопросам (документы, оплата, переговоры, согласование) с Автопредприятием ПАО «Газпром»; - осуществляла учет и контроль расходов на ГСМ в соответствии с утвержденными сезонными нормами расхода топлива, - оперативно оформляла соответствующие документы по эксплуатации автотранспорта, в том числе путевые листов для направления в бухгалтерию, вела журнал учета путевых листов, - осуществляла договорную работу по аренде ТС, техническому обслуживанию ТС, хранению автошин, а также переговоры по данному направлению. 4. Работала с водительским составом (в подчинении от 3 до 6 работников): разрабатывала и проводила инструктажи, организовала обучение, стажировку новых работников, разработала Регламенты по БДД, инструкции, приказы в рамках БДД (в Обществе являлась ответственным за БДД - аттестация в Минтрансе по БДД, повышение квалификации 1 раз в 5 лет). 5. Осуществляла оперативное укомплектование подразделений Общества мебелью, хозяйственным инвентарем. Организовывала и контролировала сборки приобретенного имущества, ремонт и размещение в помещениях Общества, а также контролировала сохранность имущества Общества. 6. Принимала участие в организации и проведении ежегодных инвентаризаций, в том числе: организации инвентарного учета имущества, составлении описей имущества, контроле движения имущества в Обществе, ведении реестров имущества. 7. Оформляла необходимые документы для заключения договоров в рамках компетенции ЦФО. Вела учет расходования средств, выделяемых для хозяйственных целей. Составляла и вела реестры договоров с контрагентами на закупку товаров, оказание услуг и тд, курируемых Хозяйственной службой, отслеживала сроки их заключения или продления. 8. Участвовала в подготовке, оформлении и размещении заказов на приобретение товаров и услуг на конкурентной основе. Принимала участие в выборе поставщика услуг и товаров, подготовке проектов договоров на поставку товаров и оказание услуг с компанией-победителем. 9. Визировала документы в рамках своей компетенции. 10. Организовала и проконтролировала утилизацию отходов под ключ. С 2024 работала с ФГУП ФЭО по утилизации отходов I – II класса опасности. 11. Проводила контроль наличия у руководства Общества, обучаемых работников актуальных документов о прохождении проверки знаний по охране труда, ППБ, ГО и ЧС, составляла графика обучения, организовала обучение (заявки, контроль, закрывающие документы, получение сертификатов и удостоверений, в том числе и обучение водителей автомобилей). 12. Организовала работу по охране труда (являлась ответственным за охрану труда в Обществе), в том числе: - разработала ЛНА по охране труда, согласовала и актуализировала проекты ЛНА, - проводила вводные инструктажи по охране труда, также внеплановые инструктажи, - вела журнала учета проведения инструктажей по охране труда, - осуществляла мониторинг законодательства РФ и ЛНА ПАО «Газпром» в области охраны труда, - организовала проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах, направляла отчетность в ПАО «Газпром», с 2024 года вела работу в ИУС ПБ. - подготовлена к участию в проведении расследований НС на производстве, учету микротравм (на период работы в Обществе не зафиксировано НС и микротравмы), 13. Обеспечивала и организовывала функционирование Единой системы управления производственной безопасности в Обществе, направляла отчетность по ЕСУПБ (ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная). В Обществе являлась ответственной за функционирование ЕСУПБ. 14. Реализовала управление рисками в рамках своей компетенции (операционные риски), включая разработку, выполнение и контроль мероприятий по минимизации рисков. Также провела оценку рисков рабочих мест (заключение договора, оформление, ознакомление работников, отслеживание новых рабочих мест для проведения процедуры оценки). 15. Разработала и внедрила, а также осуществляла мониторинг процедур внутреннего контроля (поведенческий аудит, административно-производственный контроль, ключевые правила безопасности). Направляла отчетность в установленные сроки. 16. Актуализировала и реализовала Программы вводного инструктажа по гражданской обороне и ЧС с работниками. Разработала документы (приказы, распоряжения, инструкции и тд) по вопросам ГО и ЧС Общества. Провела мероприятия согласно входящим письмам ПАО «Газпром» по ГО и ЧС. 17. Работала с непрофильными активами Общества, вела протоколы, организовала и осуществила продажу НПА, вела отчетность по НПА, приняла участие в разработке Регламентов о реализации НПА и Положения о Комиссии по НПА. 18. Разработала и провела инструктажи по оказанию первой помощи для работников Общества, которые имеют право обучаться на рабочих местах (имеется удостоверение преподавателя по оказанию первой помощи), в составе комиссии осуществляла проверку знаний работников по охране труда, оказанию первой помощи с занесением Протоколов на сайт Минтруда. 19. Обеспечила хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты имущества помещений Общества. Организовывала устранение неисправностей, контроль технического состояния арендуемых помещений. 20. Организовала полное взаимодействие с субарендаторами офисных помещений (переговоры, заключение договоров, отслеживание платежей, направление первичных документов (счетов, УПД, расчетов)), техническая помощь при необходимости. 21. Работала с электронным документооборотом (Диадок, Tessa). 22. Выполнила KPI на 100%.

. Полностью контролировала отношения с Арендодателем. 2. Вела переговоры с поставщиками по всем вопросам закупок (канцелярия, мебель, оргтехника, продукты питания) в соответствии с политикой закупок и бюджетными ограничениями компании. 3. Осуществляла контроль поставщиков (уборка, обслуживание и т. д.) 4. Участвовала в организации переезда в новый офис (координация проектных проектов, поиск поставщиков, заключение контрактов с подрядчиками). 5. Поддерживала содержание служебных помещений и оборудования. 6. Осуществляла административную поддержку экспатов компании. 7. Участвовала в мероприятиях по организации командных мероприятий (крупные и малые корпоративные мероприятия), работала с документами по данным мероприятиям. 8. Принимала участие в подготовке годового бизнес-плана и бюджета 9. Осуществляла ежедневное взаимодействие с финансовой командой, представляющей бухгалтерские документы, а также оказывала помощь в открытии счетов для корпоративной карты, контролировала расходы на корпоративных карточках и исполнения оплаты счетов. Участник зарплатного проекта. 10. При необходимости осуществляла переписку и подготовку документов с юридической компанией, обслуживающей ООО Аптик СПб. 11. Являлась ответственным за здоровье и безопасность в офисе, страхование, компенсацию в спорте и английском языке.